Envoi d’un publicourriel
1. Cliquez sur Créer une liste sur la page Menu principal pour établir la liste des destinataires de votre publicourriel. Vous pouvez créer une liste aussi simple ou aussi complexe que vous voulez. Si vous avez besoin d’aide ou de conseils pour établir une liste complexe, contactez l’Équipe de soutien du CRM libéral.
Pratique exemplaire : Au lieu de vous contenter de prendre toutes les adresses courriel dont vous disposez chaque fois que vous voulez envoyer un publicourriel, l’équipe des communications du CCO vous recommande fortement de bâtir votre liste à partir d’un code d’identification. Cela vous permettra de gérer plus facilement cette liste et, le cas échéant, de dissocier la liste des contacts enregistrés dans vos dossiers de circonscription et celle des destinataires de vos publicourriels. Si vous avez une liste de contacts que vous souhaitez identifier par le code « Bulletin électronique » ou par un autre code, veuillez contacter l’Équipe de soutien du CRM libéral.
2. Assurez vous que chaque personne inscrite sur votre liste a une adresse courriel. Pour ce faire, cliq
uez sur Réduire individus sur la page Ma liste.
3. Cliquez sur No de tél. • Courriels et cochez la case « Courriels seulement ». Cliquez sur Recherche pour supprimer les personnes qui n’ont pas d’adresse courriel, puis revenez à la page Ma liste.
4. Sur la page Ma liste, cliquez sur l’icone Courriels sur la barre d’icones. Si vous ne voyez pas l’icone Courriels, vous n’avez pas accès à l’outil de publicourriels à partir de votre compte. Veuillez contacter l’Équipe de soutien du CRM libéral.
5. À partir de la page Nouveau publicourriel, vous pourrez lancer le processus de préparation d’un publicourriel. Premièrement, donnez un nom à ce publicourriel. Seuls les membres de votre équipe pourront voir ce nom. Il vous servira à analyser, au fil du temps, le succès relatif de vos publicourriels et à établir des listes à partir de celles utilisées pour des publicourriels précédents. Pour l’identifier plus précisément, vous pouvez ajouter une description. Cela fait, cliquez sur Suivant.
Pratique exemplaire : Nous vous conseillons d’identifier chaque publicourriel par sa date de création (année/mois/jour), suivie du type de publicourriel dont il s’agit (par exemple, Invitation à une manifestation) et de son objet précis (par exemple, BBQ d’été). Au fil du temps, il vous sera ainsi plus facile d’analyser les résultats de vos publicourriels.
6. Sélectionnez le courriel type approprié sur la liste déroulante. Si vous n’avez pas encore créé celui que vous voulez envoyer, cliquez sur Nouveau courriel type. Si vous avez besoin d’aide pour créer un courriel type, référez vous à Création d’un courriel type. Lorsque vous avez sélectionné le courriel type que vous voulez utiliser, cliquez sur Suivant.
7. Fixez la date et l’heure auxquelles vous voulez que votre publicourriel soit envoyé. Les publicourriels ne peuvent être programmés que postérieurement. Nous vous demandons de programmer l’envoi de votre publicourriel au moins une heure à l’avance pour deux raisons :
a. Les publicourriels sont susceptibles de surcharger le système CRM libéral. S’ils sont programmés à l’avance, il est possible d’en grouper plusieurs tout en préservant le bon fonctionnement d’autres services comme la gestion des dossiers de circonscription ou l’entrée de données.
b. Vous pouvez annuler un publicourriel jusqu’à cinq minutes avant qu’il ne soit envoyé. Si un publicourriel est programmé à l’avance, votre équipe a plus de temps pour le réviser et l’annuler, le cas échéant.
8. L’étape de l’Aperçu vous permet de voir votre publicourriel comme le verra un de vos destinataires. Le lien sur lequel cliquer pour se désabonner, qui sera intégré à votre publicourriel, se trouve également au bas de l’aperçu. Si cet aperçu ne vous satisfait pas, vous pouvez modifier votre courriel type : cliquez sur Enregistrer et quitter, retournez au Menu principal, ouvrez le menu Lettre • Courriel , cliquez sur Courriels types et sélectionnez votre courriel type. Lorsqu’il est rédigé à votre satisfaction, cliquez sur Suivant.
9. Le CRM libéral vous donne une autre occasion de vérifier votre publicourriel avant qu’il ne soit distribué : vous pouvez envoyer un courriel test soit à vous-même soit à un collègue. Une fois ce courriel test envoyé, cliquez sur Suivant.
Nota : Dans les courriels tests, les variables ne sont pas remplacées par les informations tirées du profil de l’intéressé enregistré dans le CRM libéral.
10. À la page Paiement, vous pouvez voir si votre Plan pour envois de courriels couvre le publicourriel que vous avez programmé.
a. Si oui, cliquez sur Suivant.
b. Si votre liste regroupe plus de destinataires que n’en couvre votre Plan pour envois de courriels, cliquez sur Acheter un plan pour faire une mise à niveau. Pour de plus amples renseignements sur l’achat d’un Plan pour envois de courriels, référez vous à Mise en place de votre plan pour envois de courriels. Une fois de retour à la page Paiement, cliquez sur Suivant.
OU
Retournez à la page Ma liste pour Réduire votre liste ou Supprimer des individus de votre liste, de façon à ce que votre liste soit assez courte pour être couverte par votre Plan pour envois de courriels. Cliquez sur l’icone Courriels pour réengager le processus d’envoi de publicourriels.
11. Confirmez les détails de votre publicourriel. Si vous ne l’avez pas déjà fait, lisez les conditions d’utilisation. Cochez la case Conditions d’utilisation et cliquez sur Fin. Votre publicourriel sera envoyé tel que programmé.
