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Centre d’appel sur le côté Contacts Partagés

Créer un Centre d’appel virtuel pour contacter vos Contacts partagés (tels vos bénévoles, donateurs ou membres) diffère du Centre d’appel virtuel que vous créerez sous Mes Électeurs.

Avant de mettre en place votre centre d’appel, assurez-vous de suivre les directives de la CRTC et d’Élections Canada lorsque vous faites des appels de la part du Parti libéral du Canada.

1. Débutez sous l’onglet Contacts partagés.

Contacts partagés

2. À la page Ma liste, choisissez Appels.
1 Appels
3. Dans la fenêtre qui apparaît alors, choisissez Créer une liste pour le Centre d’appel virtuel et cliquez sur Suivant.
2 Créer un CAV
4. À la page d’administration du Centre d’appel virtuel, donnez un Nom à votre liste et choisissez dans le menu déroulant le Scénario que vos bénévoles devront utiliser. Lorsque vous appelez des gens au nom du Parti libéral, vous devez respecter plusieurs directives émises par le CRTC et Élections Canada.

4. Cochez les paramètres à activer dans votre liste et les champs modifiables que vos bénévoles pourront mettre à jour. Vous pouvez aussi indiquer si vous préférez que le scénario s’affiche au-dessus ou au-dessous des données personnelles.

  1. Dans la Section supérieure, sélectionnez l’Âge et le Sexe.
  2. Dans la Section inférieure, vous pouvez choisir les champs qui seront les plus pertinents à vos bénévoles. Plusieurs champs ne seront pas pertinents pour des appels faits sous Contacts partagés.
  3. Choisissez si vos champs seront avant ou après votre scénario.

Affichage inférieur
5. Dans la section Affichage Modifiable, choisissez vos champs modifiables. La pratique exemplaire est de sélectionner Adresses, téléphones et courriels.

Affichage modifiable CP
6. Choisissez les dates entre lesquelles la liste sera active. Cette fonction désactive la liste en question à tout autre moment. Vous pouvez aussi remplir le champ Disponibilité quotidienne (Daily Availability) pour stipuler le moment de la journée auquel vos bénévoles sont autorisés à effectuer des appels. Pour limiter la durée maximale de la session, inscrivez un délai dans le champ Durée limite. Le cas échéant, vous pouvez décider si vous autorisez vos démarcheurs à ouvrir une nouvelle session.
6 Date de début et fin

7. Vous pouvez aussi utiliser le champ Limite de contacts ou une limite de temps pour fixer des objectifs.

  • En général, inclure une Limite de contacts est le plus bénéfique puisque cela peut encourager vos bénévoles à atteindre un certain nombre de tentatives ou de contacts réussis.
  • Vous voudrez également cocher la case Afficher le progrès de l’individu pour permettre à vos bénévoles de voir leur progrès personnel.
  • En général, il n’est pas recommandé de montrer le progrès du centre d’appel virtuel sous Mes électeurs puisque le centre d’appel est souvent très grand. La barre de progrès augmentera très lentement ce qui peut être démotivant pour vos bénévoles.
  • Lorsque vous activez une limite de contacts ou de temps, assurez-vous de cocher la casePermettre aux utilisateurs de répéter la session.

Barre de progrès
8. Si vous souhaitez remettre votre liste à certains démarcheurs en fonction de leur emplacement, choisissez Distribuer les électeurs selon le code postal. Lorsque les démarcheurs se connecteront, le système leur demandera leur code postal et leur assignera les personnes qui habitent le plus proche de chez eux.

Distribuer selon le code postal

9. Pour inclure un événement:
Si vous créez une liste pour appeler vos contacts à partir d’une liste de la section Contacts partagés, vous pouvez choisir Inclure un calendrier d’activités pour permettre à vos démarcheurs d’avoir accès au calendrier de votre circonscription (ou de vos comités) et inviter des personnes à certaines activités.
Inclure l'horaire des événements
10. Grâce à l’option Fusion par résidence, vous pouvez choisir d’inclure des liens, dans votre liste, pour toutes les personnes d’un même ménage ou encore d’afficher toutes les personnes qui habitent à cette adresse selon les renseignements existants.

a) Si vous voulez que chaque personne dans un même ménage reçoive un appel séparé, peu importe si quelqu’un d’autre dans le ménage a déjà été appelé, sélectionnez Ne pas afficher les autres membres du ménage.
b) Si vous avez besoin d’une réponse pour chaque personne sur votre liste, mais voulez solliciter le ménage complet avec un appel si possible, sélectionnez Seulement afficher les membres du ménage de la liste du centre d’appel virtuel. Cela est parfait pour des projets tels le renouvellement des adhésions où vous devez demander à chaque membre de renouveler son adhésion, mais ne voulez pas parler à des individus qui habitent dans le même ménage qui ne sont pas sur votre liste (ex. il est possible qu’il ne sont pas des membres ou que leur adhésion a déjà été renouvelée).

c) Si vous n’avez pas besoin d’une réponse pour tous les membres du ménage ou vous n’avez pas nécessairement besoin de parler à un individu en particulier, sélectionnez Afficher tous les membres du ménage.

Fusion par résidence
11. Cliquez sur Suivant.

12. Le système vous conduira à la page Modifier le Centre d’appel virtuel. Là, vous pouvez revoir vos paramètres et autoriser l’accès au Centre d’appel virtuel aux utilisateurs de votre comité Libéraliste.

13. Quand vous avez terminé une série d’appels, vous pouvez cliquez sur Repousser à la 2e ronde pour fournir à vos bénévoles une deuxième liste contenant tous les appels non exécutés. Le nom des personnes qui ont déjà été contactées, qui sont marquées décédées, dont le numéro était inexact, qui ont refusé l’appel ou à qui on a laissé un message sera supprimé de la liste ; par contre, les lignes occupées ou les numéros sans réponse seront conservés dans la liste pour la deuxième série d’appels.
12 2e ronde
Tous les utilisateurs peuvent avoir accès aux listes de Centre d’appel virtuel au moyen du code généré lors de la création des listes.