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Configuration d’événements pour votre campagne – Porte-à-porte, téléphone, orientation des bénévoles et sortie de vote

Posted on 24 juillet 2018

Configuration d’événements pour votre campagne – Porte-à-porte, téléphone, orientation des bénévoles et sortie de vote

Organiser un événement réussi, qu’il s’agisse d’un forum public local, d’une activité de sollicitation ou d’une collecte de fonds, nécessite le concours de bénévoles fiables et prêts à vous fournir leur appui. Il est impératif de gérer vos bénévoles et de savoir qui s’est engagé à participer pour que votre événement soit couronné de succès.
Servez-vous de l’outil de gestion des événements pour inscrire vos bénévoles à des événements afin de savoir exactement combien de personnes sont attendues et qui participe, ce qui vous permettra d’allouer vos ressources de façon optimale.

1. Allez d’abord au volet Contacts partagés de la base de données
● Gérez l’ensemble de vos bénévoles, donateurs, libéraux inscrits et autres personnes en lien avec votre circonscription dans le volet Contacts partagés de la base de données. Vous ne pouvez créer des événements que dans le volet Contacts partagés de la base de données.

2. Créez un événement
a. Cliquez sur Créer un nouvel événement.

b. Sélectionnez un type d’événements.
○ À l’approche du mode campagne, il est important de prévoir au moins une séance d’orientation des bénévoles par semaine, des activités de porte-à-porte et de sollicitation téléphonique tous les jours, et une activité de sortie de vote durant la fin de semaine du vote par anticipation et le jour du scrutin.
○ Faites un choix parmi les types d’événements ci-dessous :
1. Équipe Trudeau – Porte-à-porte : Utilisez ce type d’événements pour configurer des activités de porte-à-porte quotidiennes.
2. Équipe Trudeau – Appel : Utilisez ce type d’événements pour configurer des activités de sollicitation téléphonique quotidiennes.
3. Équipe Trudeau – Orientation : Utilisez ce type d’événements pour configurer une séance d’orientation des bénévoles.
4. Équipe Trudeau – FSLV : Utilisez ce type d’événements pour configurer vos activités durant la fin de semaine du vote par anticipation et le jour du scrutin. N’oubliez pas de créer un événement pour toute la fin de semaine du vote par anticipation et de la répartir en différents quarts de travail!

3. Configurez les détails de votre événement
a. Onglet Nom :
i. Nom – Donnez un nom clair et concis à votre événement, sans inclure de date précise.
ii. Saisissez le nom abrégé – Version abrégée du nom complet.
iii. Saisissez la date et l’heure de début, et la date et l’heure de fin. C’est important et cela peut changer en fonction du type d’événements que vous créez.
■ Quand vous créez un événement Équipe Trudeau – Porte-à-porte ou Équipe Trudeau – Appel, vous devez le créer en soirée (de 17 h à 20 h, par exemple) afin qu’il se répète chaque soir durant toute la campagne. Vous pouvez ensuite créer un autre événement pour l’activité de sollicitation de fin de semaine (qui sera répartie en différents quarts de travail).
■ Il faut prévoir un événement Équipe Trudeau – FSLV (faire sortir le vote) pendant toute la période de vote par anticipation et créer un autre événement pour le jour du scrutin. Ces événements sont à répartir en différents quarts de travail.
■ L’événement Équipe Trudeau – Orientation doit avoir lieu en soirée ou la fin de semaine. Il peut se répéter pendant plusieurs semaines.

b. Onglet Quart(s) de travail :
i. Saisissez le nombre de quarts de travail que vous voulez proposer aux bénévoles.
■ Les événements FSLV et de sollicitation qui ont lieu la fin de semaine doivent être répartis en quarts de travail pour permettre d’effectuer le suivi adéquat des périodes pendant lesquelles vos bénévoles sont disponibles et s’engagent à participer.
■ Quand vous sélectionnez plus d’un quart de travail, saisissez le nom du quart (sollicitation en matinée, en après-midi et en soirée) ainsi que les heures de chacun d’entre eux.

c. Onglet Répéter :
i. Les événements Équipe Trudeau – Sollicitation doivent se répéter tous les jours.
ii. Les événements FSLV ne se répètent pas puisque vous ne configurez qu’un seul événement pour toute la fin de semaine du vote par anticipation ou pour le jour du scrutin.
iii. Les événements d’orientation doivent se répéter toutes les semaines.

d. Onglet Emplacement – Adresse :
i. Entrez l’emplacement central de votre événement. Cela correspond souvent au bureau de campagne ou au quartier général.

e. Onglet Partager :
i. Vous pouvez permettre à d’autres membres de votre comité de modifier l’événement ou être la seule personne à pouvoir faire des modifications.
f. Cliquez sur Terminer.

4. Votre événement est créé!
● Visualisez votre liste de participants en allant à la section Participants. Vous en apprendrez plus sur votre liste de participants ici :
● Vous pouvez procéder à toute modification éventuelle en accédant aux différentes sections et en changeant leur configuration.

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