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Création d’un centre d’appel virtuel pour le recrutement de bénévoles

Posted on 24 juillet 2018

Création d’un centre d’appel virtuel pour le recrutement de bénévoles
Il est plus efficace de joindre vos bénévoles potentiels par téléphone que par courriel, car ce mode de communication est plus personnel et plus interactif. Téléphoner à vos contacts de base est la première étape pour amener une personne à se joindre à votre équipe et constituer votre équipe de campagne!
Au moyen de l’outil Centre d’appel virtuel (CAV) de Libéraliste, vous pouvez saisir des données pendant que vous faites des appels. Grâce à un centre d’appel virtuel pour le recrutement de bénévoles, vous pourrez échanger de façon amicale avec de nouveaux bénévoles potentiels et les inscrire comme bénévoles dans votre circonscription directement dans le CAV. Chaque personne qui exprime un intérêt à être bénévole peut être identifiée comme « bénévole nouvellement inscrit » à la question de sondage « 2019 Bénévolat : Statut de bénévole ».
1. Accédez d’abord au volet Contacts partagés de la base de données
● Dans le volet Contacts partagés de la base de données, vous pouvez gérer tous les bénévoles, les donateurs, les libéraux inscrits et les autres personnes avec qui votre circonscription a des liens.

2. Sélectionnez votre liste de recrutement de bénévoles
A. Cliquez sur Mes dossiers pour obtenir la liste des dossiers auxquels vous avez accès.

B. Cliquez sur le nom du dossier qui contient vos listes de recrutement de bénévoles.

C. Sélectionnez la liste des bénévoles potentiels que vous voulez recruter.

D. La liste s’ouvrira alors à la page Ma liste.
E. Pour savoir comment créer des listes pour le recrutement de bénévoles, cliquez ici.

3. Créez votre centre d’appel virtuel
A. À la page Ma liste, cliquez sur l’icône Appels.
B. Cliquez sur Créer une liste du Centre d’appel virtuel.

C. Déterminez le type de liste que vous souhaitez utiliser : une liste fixe ou une recherche sauvegardée.
Liste fixe : Il s’agit d’une liste qui contient toujours les mêmes noms. On peut l’utiliser à partir de la page Créer une liste pour ajouter ces personnes à des listes futures ou encore les supprimer de celles-ci.
Recherche sauvegardée : Il s’agit d’une liste dynamique dont le contenu change selon les critères sélectionnés. Des personnes sont constamment ajoutées à cette liste ou encore supprimées de celle-ci selon les critères sélectionnés au moment de sa création.
D. Cliquez sur Continuer.

4. Entrez les détails du centre d’appel virtuel
A. Donnez d’abord un nom à votre CAV.


B. Vous pouvez également ajouter une description qui inclut les critères de la liste que vous utilisez pour faire vos appels.
C. Dans la liste déroulante, sélectionnez le scénario Recrutement de bénévoles.
D. Indiquez les dates d’activité de votre CAV.

5. Sélectionnez une option de partage
● Dans le CAV, vous avez deux options :
○ Partager votre CAV sur openVPB.com
○ Ne pas partager votre CAV

6. Ajoutez l’horaire de l’événement à votre CAV
Vous pouvez permettre à vos préposés aux appels d’inscrire à l’horaire d’un événement les personnes qu’ils contactent, et ce, directement dans le CAV. Cette fonction est très utile pour les centres d’appels virtuels destinés au recrutement de bénévoles, car vous pouvez facilement inscrire un bénévole à une séance de formation ou à une activité bénévole directement dans le centre d’appel.
A. Cochez la case Inclure l’horaire d’événement. D’autres critères apparaîtront.


B. Inscrivez la période pendant laquelle vous voulez pouvoir inscrire des bénévoles à l’horaire. Veuillez noter que ces dates doivent être à l’intérieur d’une même semaine.
C. Sélectionnez les types d’événements auxquels vous voulez pouvoir inscrire des bénévoles.
D. Sous Event Role (Rôle de l’événement), sélectionnez Attendee (Participant). Toutes les personnes qui souhaitent participer à cet événement seront donc identifiées comme participants.
E. Sous État de l’événement, sélectionnez Prévu(e). Toutes les personnes intéressées seront donc identifiées comme inscrites à l’horaire.

7. Choisissez vos options supplémentaires
A. Bien que ces options soient pour la plupart facultatives, elles peuvent s’avérer très utiles pour organiser un centre d’appel efficace.
a. Disponibilité quotidienne : Dans ce champ, vous devez inscrire des heures conformes aux règlements du CRTC. Ainsi, vos préposés aux appels ne feront des appels que pendant une plage horaire déterminée. Ce champ est obligatoire.
b. Durée limite : Vous pouvez établir une durée limite pour votre centre d’appel, c’est-à-dire un temps maximum que vos préposés aux appels peuvent consacrer aux appels. Cette option est utile pour amener vos bénévoles à prendre une pause s’ils font des appels pendant de longues heures. Nous suggérons une durée limite de 60 minutes.
c. Limite de contacts : Cette option permet d’établir un objectif de contacts réussis ou de tentatives d’appel. Utilisée conjointement avec la barre de progrès, elle peut servir à encourager vos bénévoles à réaliser un nombre déterminé de tentatives d’appel ou de contacts réussis.
d. Répéter : Si vous avez établi une durée limite ou une limite de contacts, nous vous recommandons de cocher la case Répéter. De cette façon, vos préposés aux appels pourront répéter une séance et ainsi continuer à faire des appels.
e. Distribution des contacts : L’activation de cette fonction permettra à vos préposés aux appels d’inscrire leur code postal afin d’obtenir les numéros de téléphone des personnes qui vivent dans leur quartier. Cette fonction s’avère utile pour les quartiers où les gens se connaissent bien, car il est plus facile de convaincre une personne si elle est contactée par un visage familier qui connaît bien la région.
f. Fusion par résidence : Dans votre CAV pour le recrutement de bénévoles, sélectionnez l’option Ne pas afficher les autres membres du ménage. De cette manière, vous ne contacterez que les personnes inscrites sur votre liste qui ont exprimé leur intérêt à être bénévoles ou à s’impliquer.
g. Autres numéros : Sélectionnez Essayer tous les autres numéros. Le système affichera tous les autres numéros de téléphone inscrits à la fiche de la personne que vous tentez de joindre.
h. Sauter : Cette option permet à vos préposés aux appels de sauter un ménage ou un contact s’ils ne se sentent pas à l’aise de communiquer avec celui-ci.
i. État : Sélectionnez l’option Actif.

8. Options d’affichage
● Certaines options d’affichage sont importantes, mais un trop grand nombre d’entre elles pourrait faire en sorte que les bénévoles se sentent dépassés.
● Nous vous recommandons fortement de sélectionner ces options :
○ Âge et sexe : Vos préposés aux appels auront une meilleure idée de qui est la personne qu’ils contactent.

○ Courriel principal et No de tél. préféré : Vos préposés aux appels pourront ainsi voir l’adresse de courriel inscrite au dossier et le numéro de téléphone auquel la personne préfère être jointe. Il est toujours bon d’afficher ces paramètres pour que vous puissiez confirmer avec votre interlocuteur que ces renseignements sont toujours bons.

○ Dans la section Informations modifiables, cochez les cases Adresses, Téléphones et Courriel. Vos préposés aux appels pourront ainsi modifier ces informations pendant qu’ils sont en ligne avec un bénévole potentiel. Il est essentiel que ces informations soient à jour!

○ Sondage et Codes d’identification : Ces informations ne sont pas nécessaires, mais peuvent être ajoutées. Vos préposés aux appels pourront ainsi connaître le niveau d’engagement antérieur de la personne qu’ils contactent.

○ Barre de progrès : Il s’agit d’une fonction utile qui permet à vos préposés aux appels de voir les progrès réalisés dans leur CAV. Il est possible d’inclure une barre de progrès individuelle et une barre de progrès de tout le centre d’appel.
■ Ne pas oublier : Si vous avez établi une limite de contacts, la barre de progrès individuelle indiquera les progrès de la personne par rapport à cette limite. Cela encouragera vos bénévoles pendant qu’ils font des appels!
■ N’affichez les progrès de tout le centre d’appel virtuel que si la liste est petite et gérable. Si la liste est trop longue et que la barre de progrès indique des progrès lents, cela pourrait être décourageant!

9. Créez votre centre d’appel!
● Une fois tous vos critères sélectionnés, défilez vers le haut de la page et cliquez sur Suivant.
● Votre centre d’appel est maintenant créé!

10. Partagez votre centre d’appel
● Différentes options de partage du CAV vous sont proposées.
○ Partagez votre CAV en fournissant à vos bénévoles le numéro de liste généré.

○ Partagez votre CAV en défilant vers la section Accès d’utilisateurs. Sélectionnez les noms des utilisateurs à qui vous voulez donner accès au CAV, puis cliquez sur Ajouter. Ces utilisateurs apparaîtront dans la liste Utilisateurs ayant accès.

○ Partagez votre CAV en défilant vers la section Accès de comité et cliquez sur votre comité de circonscription. Cliquez sur Ajouter pour que tous les utilisateurs de votre comité aient accès au CAV.

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